Att vara egenföretagare är inte lätt. Du behöver hantera många saker samtidigt, inte bara vad du gör, utan även fakturering, redovisning, marknadsföring, digital säkerhet etc. För flera år sedan, när internet inte var lika utbrett, var detta enklare, men nu behöver du digital synlighet för att få fler kunder. Och för att uppnå detta kan användningen av viktiga digitala verktyg för frilansare göra skillnaden mellan att få allt gjort eller att bli lämnad i kaos.
Vänta, du vet inte vad Verktyg kan vara mest användbara för de olika saker du måste göra? Oroa dig inte, vi ger dig alla tips nedan för att säkerställa att du inte har några problem. Ska vi börja?
Viktiga digitala verktyg för frilansare inom fakturering och redovisning
Vi måste börja med att ge dig en varning. Och digital fakturering kommer snart att lanseras. Vad innebär det? Nå då Du kommer inte längre att kunna skicka PDF-fakturor till kunder. men det måste göras på ett visst sätt och med ett specifikt format.
Enligt onlinedata måste egenföretagare och företag med en årlig omsättning på mer än 1 miljoner euro börja använda dessa fakturor från och med den 2025 juli 8. Resten har två år på sig från publiceringen av föreskrifterna, men sista dagen för att utfärda elektroniska fakturor är 2027.
Allt detta kommer från Lag 18/2022 om bildande och tillväxt av företag (känd som lagen om att skapa och växa).
Med detta i åtanke bör du se till att de verktyg vi rekommenderar uppfyller gällande föreskrifter. Och vad är det för verktyg? Följande:
Ett av de första alternativen är Quipu. Det är ett av de mest använda verktygen av frilansare för att skapa budgetar, fakturor och registrera utgifter. Det låter dig också deklarera och kontrollera bokföringen. Det är inte gratis, men ibland är det värt det att ha allt i en instrumentpanel och hantera det enklare.
Ett annat välkänt redovisningsverktyg är Hölls, som erbjuder dig fakturering, redovisning, CRM, lager och projekthantering. Det är idealiskt för de med flera kunder eller de som behöver automatisera uppgifter, som betalningspåminnelser etc.
Slutligen har du Direktfaktura, som fokuserar på att erbjuda ett enkelt verktyg för frilansare baserat på skapande av budgetar och fakturor. I det här fallet, även om redovisningskunskap inte krävs, är det bra att förstå, särskilt när det gäller skatter.
Verktyg för uppgiftshantering och produktivitet
Att vara egenföretagare innebär att arbeta hårt, inte bara i det du gör, utan även i att driva ditt företag. Och det betyder inte att du kan förlänga dina dagar till 48 timmar istället för 24. Det är därför digitala verktyg för att hantera uppgifter eller göra dig mer produktiv är effektiva.
I det här fallet rekommenderar vi dig Trello, en av de bästa för att visualisera allt du måste göra, oavsett om det är dagligen, veckovis eller månadsvis. Det är gratis och riktar sig till frilansare, konsulter etc.
Om du inte gillar den här kan du prova Begrepp. Den liknar den föregående, eftersom det är en aktivitetshanterare, men du har en arbetsyta där du kan skapa databaser, kundlistor, en kalender, skriva innehåll etc.
Å andra sidan, om du letar efter något enklare som helt enkelt organiserar de uppgifter du måste göra dagligen och prioriterar dem och synkroniserar dem med din kalender, Todoist kanske är lösningen du hoppades på.
Verktyg för att kommunicera och hålla möten
Vid det här laget har du förmodligen redan några verktyg. Men vi vill prata med dig om tre av dem. Den första är Zoom. Det började som en enkel plattform för videosamtal, men den låter dig spela in, hålla möten med kunder eller flera personer online, dela din skärm och mer. Allt detta är fördelaktigt för en frilansare, eftersom de har ett universellt verktyg för att kommunicera med kunder online. Var försiktig, eftersom gratisversionen begränsar tiden du kan spendera på ett videosamtal.
Å andra sidan har du det Google träffas, som kom ut lite efter Zoom, även om den faktiskt redan existerade eftersom det fanns möjlighet att ringa videosamtal (den hette bara något annat). Det är mindre använt, men lika effektivt som Zoom, och det har inte heller några begränsningar för antalet samtal du kan ringa.
Det sista verktyget vi föreslår för dig är lag. På professionell och affärsmässig nivå är det den mest använda, vilket möjliggör gruppvideosamtal, chattar, dokumentdelning etc. så det är också en bra idé. Även om detta kanske inte är så etablerat på kundnivå.
Verktyg för tidshantering och tidskontroll
Att prokrastinera är ett av de största problemen, inte bara för egenföretagare, utan även för alla arbetstagare. Och att klara alla uppgifter du sätter upp för en dag beror inte på att du är bra på det, utan på att du hanterar din tid på rätt sätt.
För att göra detta föreslår vi att du inkluderar ett verktyg av den här typen i din vardag. Toggl spår som håller koll på tiden med ett stoppur för att registrera hur mycket tid du lägger på varje uppgift eller med varje klient. På så sätt kan du bättre beräkna dina budgetar och timmar.
Å andra sidan har du det clockify, vilket etablerar tidskontroll, såväl som projektledning.
Marknadsförings- och synlighetsverktyg
Numera måste man ha en närvaro på internet för att hitta kunder. Och för det behöver du ha verktyg som hjälper dig. En av dem kan vara canva, i den meningen att du kommer att kunna skapa bilder för dina fakturor, dina inlägg på sociala medier, banners etc.
Du behöver också ett verktyg för e-postmarknadsföring. Den mest kända är Mailchimp eller ActiveCampaign. Men de är dyra jämfört med andra alternativ, särskilt om du precis har börjat. I så fall kan du välja Brevo, till exempel, som är en av de mest använda av frilansare och egenföretagare.
Slutligen, för att hantera sociala nätverk kan du använda Metricool eller liknande. Var dock försiktig, eftersom sociala medier ibland inte erbjuder lika mycket synlighet för inlägg om du hanterar dem med hjälp av tredjepartsverktyg som om du använder deras egna. I den här meningen kan du använda dessa verktyg för att hantera din närvaro på sociala medier och visa rapporter. Men för program rekommenderar jag nätverksverktygen mer.
Verktyg för digital säkerhet
Att ha verktyg som hjälper dig att undvika problem, som att förlora lösenord, komma åt känsliga uppgifter eller till och med skriva på kontrakt eller budgetar lagligt, är alltid en bra idé.
Du har till exempel DocuSign, vilket är ett verktyg för signering som är lagligt accepterat enligt spansk lagstiftning.
Å andra sidan har du det Bitwarden, vilket är en gratis och säker administratör som rekommenderas av cybersäkerhetsexperter. För krypterade e-postmeddelanden (e-postmarknadsföring) kan du använda ProtonMail, som har servrar i Schweiz och används främst när du behöver skicka konfidentiell information.
Det finns många fler viktiga verktyg för frilansare. Rekommenderar du någon?